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Effizientes Besprechungsmanagement

Aufgabe von Führungskräften ist es, Mitarbeiter und Teams zu führen. Dazu gehört auch ein effizientes Besprechungsmanagement. Besprechungen sind oft eine zeitraubende und anstrengende Angelegenheit – nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für die Führungskraft. Manche Themen kommen zu kurz, andere werden zu breit getreten. Oft kommt es auch vor, dass vom Thema abgeschweift wird und das Ergebnis der Besprechung nicht so ausfällt, wie die Führungskraft sich dies eigentlich gewünscht hätte. Um das zu verhindern und Besprechungen künftig zufriedenstellend abzuschließen, folgen ein paar für Sie zusammengestellte Tipps:

1.       Die richtige Vorbereitung

Machen Sie sich vor dem Meeting klar, was Sie erwarten. Wollen Sie auf ein bestimmtes Ergebnis hinarbeiten, Unklarheiten klären oder Aufgaben delegieren? Planen Sie außerdem, welche Punkte angesprochen werden sollen, wie lange das Meeting dauern sollte und welche Mitarbeiter Sie für dieses Meeting einladen möchten. Hilfreich ist es auch, den Zweck des Meetings so früh wie möglich anzukündigen. So können sich Mitarbeiter gezielt vorbereiten und Informationen sammeln.

2.       Ein partnerschaftliches Gesprächsklima herstellen

Während eines Meetings geht es oft um die Lösung eines Problems. Mitarbeiter haben dazu ihren ganz eigenen Standpunkt und Lösungsvorschläge. Hören Sie Ihren Mitarbeitern also zu! Hierfür ist es wichtig, den Gesprächspartnern auf Augenhöhe zu begegnen. Schaffen Sie ein partnerschaftliches Gesprächsklima, jedoch mit einem klaren Rahmen. Gesprächs- und Feedbackregeln sollten dabei eingehalten werden. Ist dies gewährleistet, sind Mitarbeiter eher dazu bereit, ihre persönliche Meinung zu äußern und Vorschläge zu unterbreiten, die bei der Lösungsfindung hilfreich sein können.

3.       Priorisierung der Themen

Die Zeit während einer Besprechung ist oft begrenzt. Finden Sie für sich heraus, welche Themen Ihnen am wichtigsten sind und priorisieren Sie diese. Steigen Sie direkt mit dem wichtigsten Thema ein. Die Konzentration Ihrer Mitarbeiter ist zu Beginn der Besprechung am höchsten und nimmt dann rasch ab. Durch die richtige Priorisierung kann also das bestmögliche Ergebnis erreicht werden und es wird keine Zeit mit Aufgaben verschwendet, die Sie eventuell auch alleine oder zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten können.

  4.  Führen und moderieren Sie die Besprechung

Mitarbeiter haben verschiedene Persönlichkeiten. So gibt es Typen, die gerne reden und präsentieren, und andere, die ihre Meinung zurückhalten oder zu schüchtern sind, um mit in das Gespräch einzusteigen. Es liegt an Ihnen als Führungskraft, eine Balance zwischen diesen Persönlichkeiten zu schaffen und alle in das Gespräch miteinzubeziehen. Lassen Sie einzelne Mitarbeiter nicht die Besprechung dominieren, sondern sprechen Sie gezielt verschiedene Meinungen an. Sollten Sie unterschwellige Konflikte oder Spannungen innerhalb des Teams feststellen, übergehen Sie diese nicht, sondern lösen Sie sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern. Spannungen verhindern, dass Meinungen frei geäußert werden, da Mitarbeiter möglicherweise die Angst entwickeln, verurteilt zu werden. Erst bei Beseitigung des Konfliktes ist ein effizientes weiteres Vorgehen gewährleistet.

5.      Lassen Sie Raum für Diskussionen

Meetings bieten den Mitarbeitern die Chance ihre Meinung zu äußern. Sie als Führungskraft sollten nicht erwarten, dass alle der gleichen Ansicht sind. Verschiedene Meinungen drücken unterschiedliche Blickwinkel aus und bringen dadurch oft bessere Ergebnisse hervor. Entstehen Diskussionen, sollten Sie diese deshalb nicht grundsätzlich unterbinden. Beurteilen Sie als Moderator der Besprechung stattdessen den Nutzen der Diskussion. Regt sie zu neuen Ideen und Ansätzen an, lassen Sie Ihren Mitarbeitern Freiraum.  Erkennen Sie hingegen keinerlei Nutzen in der Diskussion, unterbinden Sie diese und leiten zum nächsten Punkt über. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter auf einer sachlichen Ebene bleiben.

6.       Die Ergebnisdokumentation

Neben der eigentlichen Verschriftlichung der Ergebnisse, sollte am Ende jedes Meetings eine Zusammenfassung der gesammelten Punkte erstellt werden. Benennen Sie dafür einen Protokollanten, der die Besprechung aufzeichnet. Welche Themen wurden zufriedenstellend bearbeitet, welche Punkte sind noch offen oder gibt es Fragen, die im nächsten Meeting erneut angesprochen werden sollten? So können Sie den Überblick behalten und Ergebnisse besser herausfiltern.

Die Berücksichtigung dieser Punkte kann Ihnen helfen, Meetings ergebniseffizienter zu gestalten. So werden Kosten eingespart und alle Beteiligten gehen insgesamt motivierter in die nächste Besprechung. Meetings stellen eine zeitliche Investition einer jeden Führungskraft dar. Stellen Sie daher sicher, dass sich Ihre Investition lohnt!

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